Gwahoddiad i Dendro | Mapping our Heritage - Invitation to Tender

Contract Timeline

Publication Date

1st August 2025 09:24:56 AM

Tender Deadline

22nd August 2025 17:00:00 PM   Expired

Contract Summary

Invitation to Tender (ITT)ArWAP Mapping our Heritage: Phase 2Commissioning Body: Heneb: The Trust for Welsh ArchaeologyFunding Body: CadwTotal Value: £30,000Deadline for Submissions: 09/08/2025Project Start Date: 18/8/2025Project End Date: 31/03/20271. IntroductionHeneb invites tenders from individuals or organisations from diverse ethnic and cultural backgrounds to deliver the second phase of a project funded by Cadw under the Welsh Government’s Anti-Racist Wales Action Plan (ArWAP). This project seeks to identify and record cultural sites of significance to ethnically and culturally diverse communities in Wales, to enhance representation within the Historic Environment Record (HER). This work builds on a successful first year of scoping activity in southeast Wales and is intended to expand and deepen the understanding and documentation of underrepresented cultural heritage across Wales, and to raise awareness of the HER and its contents to people who may not currently use it.2. Background and ContextThe Anti-Racist Wales Action Plan (ArWAP) commits the Welsh Government and its partners to taking meaningful, long-term action to tackle structural and institutional racism. Within this, the heritage sector is tasked with ensuring the historic environment record is inclusive, representative, and reflective of all communities. In 2024–25, a pilot project scoped methodologies for engaging with diverse communities and identifying underrepresented cultural sites. This second phase will implement and refine these approaches, ensuring the sites are documented to national HER standards.3. Project Scope and ObjectivesThe successful tenderer will:• Engage with ethnically and culturally diverse communities across Wales to identify sites of cultural, historical, and social importance.• Document and assess sites against HER criteria, including spatial data, historical significance, and associated narratives.• Deposit data to the HER in line with Guidance-for-the-Submission-of-Data-to-Welsh-HERs-V4-EN.pdf.• Collaborate with local and national stakeholders including HER curators, community groups, and heritage bodies.• Produce a final report outlining methodology, findings, recommendations, and future potential terminology for HER inclusion.• Deliver presentations or workshops as agreed, to share findings with sector professionals and community participants and to take on board new ideas and information.• Identify appropriate funding opportunities to extend/expand the project, e.g. for creative off-shoots and extended engagement.This is an eighteen-month project with phased deliverables agreed in consultation with the commissioning body.4. Tender RequirementsWe welcome tenders from individuals or teams with:• A background from a diverse ethnic and/or cultural group, in line with the objectives of ArWAP.• Experience in community engagement, especially with marginalised or underrepresented groups.• Familiarity with the historic environment sector in Wales or the UK.• Knowledge of Historic Environment Record (HER) systems and/or data capture standards (desirable but not essential; training can be provided).• Strong written and oral communication skills, including in digital formats.• A demonstrable commitment to anti-racist practice and inclusive research.5. BudgetThe total budget for this commission is £30,000, inclusive of all fees, expenses, VAT, and travel, with the potential for additional funding subject to successful tendering.Payment will be phased based on delivery of key milestones agreed in advance.6. How to ApplyPlease submit a tender proposal (maximum 6 pages) including:• A statement of interest and suitability for the project.• A proposed methodology for engagement and site recording.• Relevant experience and background.• Timeline and milestones.• Budget breakdown.• Details of two referees.• You may also submit a short video or audio statement (max 5 mins) in support of your written proposal (optional).Tenders should be submitted electronically to: zoe.arthurs@heneb.org.ukDeadline for submission: 09/08/2025We are committed to fair and transparent commissioning. Shortlisted applicants may be invited to a short interview or conversation.7. Contact InformationFor any queries or to discuss the brief informally, please contact:Zoe Arthurs: National Lead for Outreach and EngagementZoe.arthurs@heneb.org.uk 01938 5327728. Additional InformationWe welcome submissions in Welsh or English. We are happy to consider access needs and alternative submission formats upon request.-------------Gwahoddiad i DendroCynllun Gweithredu Cymru Wrth-hiliol - Mapio ein Treftadaeth: Cam 2Corff Comisiynu: Heneb: Ymddiriedolaeth Archeoleg CymruCorff Cyllido: CadwCyfanswm y Gwerth: £30,000Dyddiad Cau ar gyfer Cyflwyno: 09/08/2025Dyddiad Dechrau’r Prosiect: 18/8/2025Dyddiad Gorffen y Prosiect: 31/03/20271. CyflwyniadMae Heneb yn gwahodd tendrau gan unigolion neu sefydliadau o gefndiroedd ethnig a diwylliannol amrywiol i gyflawni ail gam prosiect sydd wedi ei ariannu gan Cadw o dan Gynllun Gweithredu Cymru Wrth-hiliol Llywodraeth Cymru (ArWAP). Nod y prosiect hwn yw nodi a chofnodi safleoedd diwylliannol o bwys i gymunedau ethnig a diwylliannol amrywiol yng Nghymru, er mwyn gwella cynrychiolaeth yn y Cofnod Amgylchedd Hanesyddol (CAH). Mae’r gwaith hwn yn adeiladu ar flwyddyn gyntaf lwyddiannus o weithgarwch cwmpasu yn ne-ddwyrain Cymru a’i fwriad yw ehangu a dyfnhau dealltwriaeth a’r dogfennu o dreftadaeth ddiwylliannol sy’n cael ei thangynrychioli ar hyd a lled Cymru, a chodi ymwybyddiaeth o’r Cofnod Amgylchedd Hanesyddol a’i gynnwys ymysg pobl sydd efallai ddim yn ei ddefnyddio ar hyn o bryd.2. Cefndir a Chyd-destunMae Cynllun Gweithredu Cymru Wrth-hiliol (ArWAP) yn ymrwymo Llywodraeth Cymru a’i phartneriaid i gymryd camau ystyrlon a hirdymor i fynd i’r afael â hiliaeth strwythurol a sefydliadol. O fewn hyn, mae’r sector treftadaeth yn gyfrifol am sicrhau bod cofnod amgylchedd hanesyddol yn gynhwysol, yn gynrychioliadol ac yn adlewyrchu pob cymuned. Yn 2024-25, bu prosiect peilot archwilio fethodolegau ar gyfer ymgysylltu â chymunedau amrywiol a nodi safleoedd diwylliannol heb gynrychiolaeth ddigonol. Bydd yr ail gam hwn yn gweithredu ac yn mireinio’r dulliau hyn, gan sicrhau bod y safleoedd yn cael eu cofnodi yn unol â safonau CAH cenedlaethol.3. Cwmpas ac Amcanion y ProsiectBydd y sawl sydd â’r tendr llwyddiannus yn:• Ymgysylltu â chymunedau sy’n amrywiol o ran ethnigrwydd a diwylliant ar hyd a lled Cymru er mwyn nodi safleoedd o bwysigrwydd diwylliannol, hanesyddol a chymdeithasol.• Dogfennu ac asesu safleoedd yn erbyn meini prawf CAH, gan gynnwys data gofodol, arwyddocâd hanesyddol, a naratifau cysylltiedig.• Rhoi data yn y CAH yn unol â’r Cyfarwyddiadau ar gyfer Cyflwyno Data i Gofnod Amgylchedd Hanesyddol Heneb (CAH).• Cydweithio â rhanddeiliaid lleol a chenedlaethol gan gynnwys curaduron CAH, grwpiau cymunedol a chyrff treftadaeth.• Llunio adroddiad terfynol yn amlinellu methodoleg, canfyddiadau, argymhellion, a therminoleg bosibl i’w chynnwys ar y CAH yn y dyfodol.• Darparu cyflwyniadau neu weithdai fel y cytunwyd, i rannu canfyddiadau â gweithwyr proffesiynol yn y sector a chyfranogwyr yn y gymuned ac i ystyried syniadau a gwybodaeth newydd.• Nodi cyfleoedd cyllido priodol i ymestyn/ehangu’r prosiect, e.e. ar gyfer datrysiadau creadigol ac ymgysylltu estynedig.Mae hwn yn brosiect deunaw mis gydag elfennau i’w cyflawni fesul cam y cytunwyd arnynt ar ôl ymgynghori â’r corff comisiynu.4. Gofynion y TendrRydym yn croesawu tendrau gan unigolion neu dimau sydd â’r nodweddion canlynol:• Cefndir ethnig a/neu ddiwylliannol amrywiol, yn unol ag amcanion y Cynllun Gweithredu Cymru Wrth-hiliol.• Profiad o ymgysylltu â’r gymuned, yn enwedig gyda grwpiau sydd ar y cyrion neu heb gynrychiolaeth ddigonol.• Yn gyfarwydd â’r sector amgylchedd hanesyddol yng Nghymru neu’r DU.• Gwybodaeth am systemau Cofnod Amgylchedd Hanesyddol (CAH) a/neu safonau casglu data (dymunol ond nid yw’n hanfodol; gellir darparu hyfforddiant).• Sgiliau cyfathrebu cadarn ar lafar ac ar bapur, gan gynnwys mewn fformatau digidol.• Ymrwymiad amlwg i arfer gwrth-hiliol ac ymchwil gynhwysol.5. CyllidebCyfanswm y gyllideb ar gyfer y comisiwn hwn yw £30,000, sy’n cynnwys yr holl ffioedd, treuliau, TAW a theithio, gyda’r potensial ar gyfer cyllid ychwanegol yn amodol ar dendro llwyddiannus.Bydd taliad yn cael ei wneud fesul cam ar sail cyflawni cerrig milltir allweddol y cytunwyd arnynt ymlaen llaw.6. Sut mae Gwneud CaisCyflwynwch gynnig tendro (uchafswm o 6 tudalen) gan gynnwys:• Datganiad o ddiddordeb ac addasrwydd ar gyfer y prosiect.• Methodoleg arfaethedig ar gyfer ymgysylltu a chofnodi safleoedd.• Profiad a chefndir perthnasol.• Amserlen a cherrig milltir.• Dadansoddiad o’r gyllideb.• Manylion dau ganolwr.• Gallwch hefyd gyflwyno datganiad fideo neu sain byr (5 munud ar y mwyaf) i ategu eich cynnig ysgrifenedig (dewisol).Dylid cyflwyno tendrau’n electronig i: zoe.arthurs@heneb.org.ukDyddiad olaf ar gyfer cyflwyno: 09/08/2025Rydym wedi ymrwymo i gomisiynu teg a dryloyw. Efallai y bydd ymgeiswyr ar y rhestr fer yn cael eu gwahodd i gyfweliad neu sgwrs fer.7. Gwybodaeth GyswlltOs oes gennych unrhyw ymholiadau neu os hoffech drafod y briff yn anffurfiol, cysylltwch â:Zoe Arthurs: Arweinydd Cenedlaethol Allgymorth ac YmgysylltuZoe.arthurs@heneb.org.uk 01938 5327728. Gwybodaeth YchwanegolRydym yn croesawu cyflwyniadau yn y Gymraeg neu’r Saesneg. Rydym yn hapus i ystyried anghenion o ran mynediad a fformatau cyflwyno eraill ar gais.NOTE: To register your interest in this notice and obtain any additional information please visit the Sell2Wales Web Site at https://www.sell2wales.gov.wales/Search/Search_Switch.aspx?ID=154254. (WA Ref:154254)The buyer considers that this contract is suitable for consortia bidding.

Contract Details

Open Contracting ID

ocds-kuma6s-154254

Publication Source

Sell2Wales

Procurement Stage

Tender

Procurement Method

Open

Procurement Method Details

N/A

Procurement Category

Services

Tender Suitability

Framework / DPS

Contract Classification

CPV Code(s)

73000000
92000000
98000000

CPV Division(s)

73 - Research and development services and related consultancy services
92 - Recreational, cultural and sporting services
98 - Other community, social and personal services

Awarding Authority

HENEB: THE TRUST FOR WELSH ARCHAEOLOGY

Buyer Name

Zoe Arthurs

Buyer Email

zoe.arthurs@heneb.org.uk

Buyer Phone

+44 1558823121

Buyer Address

Corner House, 6 Carmarthen Street, Llandeilo,

Carmarthenshire

SA19 6AE